各系、教研室，各处室；各工作组：

为进一步推动陕西艺术职业学院筹建工作，迎接省上评估验收和正式挂牌，完善、规范我院去筹资料建档工作，充分发挥去筹支撑材料在学院去筹中基础作用，使学院去筹建档工作标准化、规范化。现制定《陕西艺术职业学院去筹建档工作分解表》（以下简称“建档任务分解表”），进一步明确了各部门建档任务和职责分工，并对各部门建档资料的项目和内容做了具体的规定。学院各部门按照“建档任务分解表”规定的项目和内容，本着“全面、真实、细致、统一、规范”的原则，切实做好去筹建档工作。现将学院去筹建档有关工作通知如下:

一、高度重视，按时完成。

档案资料是学院迎接去筹评估环节的必查内容。因此，各部门要高度重视资料收集建档工作，确保文件材料收集建档等相关工作保质、保量、按时完成。

二、规范有序收集，严格按照要求上报。

（一）资料收集范围及建档完成时限                  

各部门整理档案资料的范围及职责详见“建档任务分解表”，资料建档完成时限为《陕西艺术职业学院去筹工作任务分解表》中规定的时间。

（二）档案资料收集要求

根据“建档任务分解表”所列的资料收集条目，文字材料、音像、图片资料均属收集范围；文件的收集要保存原件。凡是机构、方案、总结、制度等资料，均应是正式文件或打印件；照片、录音、录像要配有文字说明；关键数据、重要的统计资料，要认真进行核对，注意各种数据、时间的准确性，确保资料真实、系统、完整。

各部门建档资料要分类有序，按照便于保管和使用的原则，做到档案资料分类管理，排列有序。根据材料的形成规律，保持其有机联系和便于查询进行建档。档案资料要采用统一规格的档案盒装具（后勤处领取的蓝色档案盒）。

院办、干部人事处、教务处、科研实训处、学生处、后勤处、招就处和各系（教研室）为学院二级建档单位，在按照“建档任务分解表”要求进行建档。

（三）档案打印及装订标准

1、建档材料应加制封面，注明标题、归档时间、归档单位。卷（盒）内应上建立材料目录，以便查找。卷（盒）上应标注编号，完整填写相应的栏目。资料装订要有封面、目录、页码。

2、各种文字材料大小均为A4纸面，图件按此规格折叠。不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管，但需填写与文字材料一致的卷（盒）编号。

3、归档材料的标题字体为小二号黑体，正文为四号宋体，每页排28行左右，每行30字左右。已形成的文件、资料按原格式整理。

4. 所有打印文件资料的建档材料，需附有与之内容相符的电子文档，以便永久保存和利用。

特此通知

联系人：宋雨露                    联系电话：87893394

    附件：陕西艺术职业学院去筹建档工作分解表（请在学院网站www.sxavc.com下载中心栏目里下载）

                              去筹领导小组办公室

                          二〇一二年八月二十三日